为方便教师公寓家属、校内商铺等常驻我校人员进出校园，加强校园安全管理，信息中心开发了长期出入校人员备案系统，面向各学院部门使用。系统操作说明如下：

一、备案流程

按照“谁主管，谁负责”“谁审批，谁负责”的原则，学校长期出入校人员进出校园须由校内业务归口单位统一审批备案。备案流程：各单位办公室主任录入长期出入校人员信息——所在单位主要负责人审核——长期出入校人员登记个人人像照片——系统自动下发长期出入校人员通行权限。

二、办公室主任录入临时人员信息的流程

1.办公室主任收集相关临时人员信息后，登录网上办事服务大厅https://ehall.hznu.edu.cn/

2.登录后，在网上办事大厅首页检索“长期出入校人员管理”，点击进入长期出入校人员管理模块。

或选择【数据中心】→【数据应用】→【长期出入校人员管理】，进入长期出入校人员管理模块。

3.点击【长期出入校人员备案】模块，填写备案信息、访校起止时间等，点击【提交】，目前有效期是半年，以学期结束为界，如当前登记，最长可申请到8月31日。

4.选择具体的备案信息，点击【导入名单】，初次导入时，请先下载模板。导入后，点击【提交】。注意：1.名字中间不能有空格，否则无法通过身份核验。2.请仔细检查姓名，手机号，身份证号等信息。

5.提交后，点击【编辑名单】，可查看具体的人员信息。

6.点击【修改】，弹出框中会显示人员信息，可以进行调整，调整后点击提交即可。如需取消申请，可以点击最右侧的【删除】按钮。

7.确认无误后，点击【提交】即完成信息录入。

8.审批通过后，如需修改，可以在【长期出入校人员管理】中修改人员状态和访校的起止时间等。

三、所在单位主要负责人审批操作流程

1.办公室主任提交长期出入校人员登记申请后，学院部门主要负责人将收到消息提醒，主要负责人登录网上办事服务大厅https://ehall.hznu.edu.cn/ （目前尚不支持手机端审批）。

2.登录后，在网上办事大厅首页检索“长期出入校人员管理”，点击进入长期出入校人员管理模块；或选择【数据中心】→【数据应用】→【长期出入校人员管理】，进入长期出入校人员管理模块。

3.进入【长期出入校人员审核】模块后，点击【查看名单】，查看具体的名单信息。如发现信息错误需调整，点击【退回】。

4.确认数据无误后，点击【通过】即可完成审批。

四、临时人员登记个人人像照片

审批通过后，备案人员会在手机端收到短信提醒，相关人员按照提示操作，完成人像照片的信息采集。老年机用户可委托家人利用智能手机更新，或者持本人身份证、本人到仓前校区教学区南大门入口或下沙校区教学区南大门入口，通过保安室内的人像照片采集设备，现场采集人像照片。

照片更新完成后，备案人员会在手机端收到第二条短信提醒，内有通行证链接信息，备案人员可通过通行证链接刷码进校。

五、其它说明

1.长期出入校人员登记信息务必准确无误，否则将无法完成备案和认证。其中，可刷脸进出校的有效期与后台登记的访校开始时间和结束时间一致，过期的将无法刷脸进出校园。

2，当前备案信息，最长可备案半年，以学期结束时间为界点，即8月底和2月底。可提前半个月进行通行时段的延期和下半年的备案申请。如在3月10号备案，最长可备案至8月31日；在8月15号备案，最长可至次年2月底。对于已备案人员，在到期前半个月，可进行下一个半年的延期操作。

3.在完成信息备案审批后，需要延长或缩短长期出入校人员访校日期的，办公室主任可在【长期出入校人员管理】中修改人员访校的起止时间。

4.因跨系统数据传输存在时延，通过【长期出入校人员管理】模块信息登记及个人人像信息采集完成后，30分钟左右校门口闸机生效。

5.如遇系统使用问题，可联系信息中心，联系人：杨丽梅，电话：28861659。